Le propriétaire-bailleur doit fournir des documents à l’entrée dans les lieux, pendant la location et à la sortie du locataire.

Quels sont les documents à fournir par le propriétaire pour louer un appartement ?

L’investissement locatif est strictement encadré par la loi de 1989. Pour la location d’un appartement, des documents sont à fournir par le propriétaire. Vous en trouverez ici la liste exhaustive. Et pour être vraiment complet, nous vous mentionnons également la liste des documents à fournir par le locataire pour la location d’un appartement.

 

Location d’un appartement documents à fournir par le propriétaire à l’entrée dans les lieux

 

Dans un premier temps, le propriétaire-bailleur doit fournir des documents à l’entrée dans les lieux.

 

Le bail de location

 

Le contrat de location est régi par une réglementation rigoureuse. Selon si vous avez choisi la location nue ou l’avantageuse location meublée, les mentions ne seront pas les mêmes.

 

  • Durée du bail de location : elle est de 3 ans minimum en location vide. Elle est de 1 an minimum pour une location meublée, 9 mois si le preneur est étudiant et de 10 mois maximum pour le bail mobilité ;
  • Durée de préavis du locataire : Elle est de 1 mois minimum en location meublée et bail mobilité. Elle est de 3 mois en location vide, ou d’un 1 mois dans certains cas, notamment en zone en tension foncière ;
  • Durée de préavis du propriétaire : elle est de 6 mois avant la date d’échéance du bail en location nue, 3 mois en location meublée.

 

La notice informative

 

Parmi les documents pour la location d’un appartement à fournir par le propriétaire, la notice informative. Elle récapitule l’ensemble des droits et de devoirs de chaque partie, comme la jouissance paisible des lieux, l’envoi à échéance des loyers et la production de la quittance de loyer.

 

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Le dossier de diagnostics techniques

 

Le dossier de diagnostics techniques (DDT) n’est pas seulement requis pour la vente. En location, le propriétaire doit fournir le diagnostic de performance énergétique (DPE), et le cas échéant :

 

  • Le constat de risque d’exposition au plomb ;
  • Le diagnostic amiante ;
  • L’état de l’installation intérieure d’électricité et de gaz si elles ont plus de 15 ans ;
  • L’état des risques et pollutions (ERP) ;
  • Le diagnostic Bruit. 

 

L’extrait du règlement de copropriété

 

À moins d’investir dans un immeuble de rapport dont vous êtes le seul propriétaire, votre appartement est nécessairement situé dans une copropriété. Un document à fournir par le bailleur pour une location : l’extrait du règlement de copropriété. Il indique les modalités d’utilisation des parties communes ainsi que la répartition des charges.

 

L’état des lieux d’entrée

 

Autre document à fournir par le propriétaire pour une location : l’état des lieux. Il convient de se montrer particulièrement rigoureux lors de sa rédaction, pour pouvoir imputer les dégradations au locataire.

 

Prenez le temps de détailler chaque composante du logement (fenêtre, plinthes, état du sol…), voire de prendre des photos qui vous seront utiles pour faire la comparaison avec l’état des lieux de sortie.

 

À savoir : si vous passez par un professionnel de l’immobilier (agent immobilier, spécialiste de la gestion locative), seule une partie des frais d’établissement de l’état des lieux d’entrée peuvent être mis à la charge du locataire.

 

L’inventaire du mobilier si le logement est meublé

 

Si vous avez opté pour la location en LMNP ou LMP, pensez aussi à faire la liste des meubles et accessoires mis à la disposition du preneur. Vous pourrez ainsi déduire la casse du dépôt de garantie.

 

Documents à fournir par le propriétaire pendant la location de l’appartement

 

Pendant toute la durée de la location, l’investisseur devra aussi fournir des documents au locataire.

 

Envoi de l’appel de loyer et de la quittance de loyer

 

Chaque mois, vous devez envoyer l’appel de loyer, qui récapitule le montant dû pour le mois en cours ainsi que les charges et éventuellement le reliquat des mois précédents.

 

Une fois que le paiement vous est parvenu, vous devez envoyer une quittance de loyer au locataire.

 

À savoir : vous ne pouvez pas facturer l’envoi de ces documents.

 

Les justificatifs de régularisation des charges

 

En location nue, le paiement des charges se fait par provisions avec régularisation annuelle. En location vide, vous avez le choix entre le paiement par provision et le paiement au forfait des charges.

 

Dans le cadre du paiement par provisions, vous devez procéder à la régularisation des charges une fois par an minimum, avec restitution du trop-perçu ou demande de complément.

 

Un mois avant la régularisation, les documents à fournir par le propriétaire pour la location sont :

  • Le décompte des charges locatives par nature (eau chaude, eau froide, électricité, ascenseur…)
  • Le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif
  • La note d’information sur le mode de calcul lié au chauffage et à la production d’eau chaude.

 

À savoir : sur demande du locataire, vous devez lui envoyer un récapitulatif des charges par courrier ou mail.

 

Le renouvellement du bail avec augmentation de loyer

 

Si vous avez pensé à inclure une clause annuelle de revalorisation du loyer, vous devez envoyer au locataire une lettre recommandée avec accusé de réception l’information de la révision du loyer et de son nouveau montant.

 

À savoir : c’est l’indice de référence des loyers (IRL) qui sert de base pour la réévaluation du loyer.

 

Documents à fournir par le propriétaire à la fin de la location

 

Votre locataire s’en va, vous devez encore lui fournir des documents locatifs. Si vous reprenez le logement, il convient de suivre un autre formalisme.

 

Dernière quittance de loyer

 

Vous enverrez la dernière quittance de loyer, que le locataire pourra fournir à son nouveau bailleur le cas échéant. Il peut aussi vous demander une attestation de paiement des loyers, qui prouvera qu’il s’est bien acquitté de ses obligations tout au long du bail.

 

État des lieux de sortie

 

Idéalement, il doit être réalisé au moment où le locataire quitte les lieux, sinon, très rapidement après. Comparez l’état des lieux de sortie avec l’état des lieux d’entrée, pour déterminer s’il existe des dégradations.

 

Celles qui sont liées à la vétusté normale du logement ne peuvent pas faire l’objet d’une déduction sur le dépôt de garantie.

 

À savoir : il n’est pas possible de facturer l’état des lieux de sortie, même s’il est réalisé par un professionnel.

 

Restitution du dépôt de garantie

 

Si l’état des lieux de sortie est conforme, vous devez restituer le dépôt de garantie au maximum 1 mois après la fin du bail, déduction faite des éventuelles retenues. Celles-ci doivent être justifiées.

 

Si l’état des lieux n’est pas conforme, par exemple parce qu’il n’a pas été fait dans les règles ou à l’oral, le délai de restitution du dépôt de garantie est fixé à 2 mois après l’échéance du bail.

 

Documents à fournir par le propriétaire d’une location qui souhaite récupérer son logement

 

Vous devez donner congé au locataire, selon des conditions et des délais qui varient pour un logement vide ou meublé. Seuls trois motifs vous autorisent à récupérer le logement :

 

  • La vente du logement ;
  • La reprise pour l’habiter ;
  • Le congé pour motif légitime et sérieux, par exemple si le locataire commet des nuisances au voisinage.

 

La lettre de reprise doit être envoyée par lettre recommandée, signifiée par huissier ou être remise en main propre contre émargement, moyennant le délai de préavis applicable.

 

Location d’un appartement : documents à fournir par le locataire

 

Le bailleur n’est pas le seul à devoir fournir des documents. Le locataire doit aussi vous remettre un certain nombre de pièces justificatives :

 

  • Justificatifs d’identité : il peut s’agit de la carte d’identité, du passeport, d’un titre de séjour, et si vous louez en meublé à un étudiant, sa carte d’étudiant ;
  • Justificatifs de solvabilité : vous réclamerez au locataire les trois derniers bulletins de paie et le dernier avis d’imposition ou de non-imposition ;
  • Justificatif de situation professionnelle : vous demanderez le contrat de travail, idéalement un CDI, sinon le CDD, contrat d’intérim, l’attestation URSSAF du micro-entrepreneur ou le Kbis d’un travailleur indépendant ;
  • La caution : sauf à avoir souscrit une assurance loyer impayé ou adhérer au dispositif Visale, vous avez tout intérêt à exiger une caution du locataire. Quelqu’un se portera garant des impayés de loyers, de charges et des dégradations locatives. Privilégiez la caution solidaire à la caution simple : elle vous permet d’actionner directement le garant dès le premier impayé ;
  • L’attestation d’assurance contre les risques locatifs : le locataire a l’obligation d’assurer votre logement contre les dommages type incendie, dégât des eaux et explosion. Pour une meilleure couverture, demandez une assurance habitation multirisque ;
  • Le dépôt de garantie : vous pouvez demander maximum 1 mois de loyer en location nue, 2 mois de loyer en location meublée.

 

 

La gestion locative est complexe et chronophage. Spécialiste de l’investissement locatif clé en main, Les Secrets de l’Immo vous accompagne à toutes les étapes de votre projet, de la sélection du bien à la réalisation des travaux, en passant par le montage juridique et fiscal de l’opération.

 

Les Secrets de l’Immo s’occupe aussi de la recherche, sélection du locataire, de réclamer et de transmettre l’ensemble des pièces nécessaires à la location. De votre côté, vous vous souciez seulement de percevoir les loyers !

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